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2007年6月10日 (日)

Excelでビジネス文書作成は薦めません

 久々にパソコン関係の雑誌を買いに本屋へ行った。
 結局買ったのは未だにXPについての記事を書いていた雑誌になった。
 Vistaなんて使ってない人間にとっては、この手のXPを長く使う方法を纏めた記事の方がありがたい。 役に立つ内容かは別にして。
 選ぶまで色々手に取って見ていたのだが、ビジネス文書をExcelで作らせる記事の雑誌には首をひねった。
 この記事書いたライターは絶対Excelの文書の管理なんかしたことがないし、他人から受け取ったExcel文書を手直ししながら使うなんて経験も無いに違いない。
 と言うか、ビジネス文書って作った人間だけが今後も手を加え続けると思っている所が悲しくなる。
 以前にもExcelで作ったドキュメントで苦労させられた事を書いたが、実際の所作成されたものを受け取って管理していく側に回ると、Excelは表計算ソフトであって文書作成ソフトではない事を痛感させられる。
 幾ら定型のフォーマットを作って配っておいても、内容に合わせて手を入れられてしまうから、結局は全部見直しが必要になるのである。
 せいぜい一枚二枚程度のその場限りのペーパーならともかく、大量の資料を作り管理するのは結構大変だ。
 Excelを指定して使うにしても、表形式の報告書やチェックシートくらいではなかろうか。
 これならセルの大きさを調整してその中に短い文章を書ける様にしてやれば、凝った表が作れるので役に立つ。
 一番問題なのは、セルを正方形に調整して方眼紙の様な形にして、長々とした文章を書かれている場合。
 文の途中で改行するには途中で下のセルに移る訳だが、打った人間は一つの文にしたつもりでも、エクセルから見るとあくまでも二つのセルに書かれた二つのデータにすぎない。
 だから手直しが入った時に「文章」としての体裁を整えようとすると、WordやOASYS、一太郎と言った文章作成ソフトなら、そのまま文を直せば良いのだが、Excelでは2つのデータ、場合によっては更に多くのデータを直す羽目になる。
 それならテキストボックスを設定してそこに書けば良いと言われるかもしれないが、テキストボックスを使うならExcelに固執する意味がないし、文章の量が増えた時にテキストボックスのサイズを印刷する紙面に合わせて見直ししなきゃならない手間が増える。
 手直ししたテキストボックスで印刷した時に、きちんと全文が印刷できるかを調整しなければならないのが厄介。
 ではセル結合で必要なサイズのセルを作ってやればどうか?
 テキストボックスよりはマシだし、データの再利用と言う点では使いやすくなるのだが、セル内での文章の修飾やらなんやらの機能はフリーのテキストエディタより劣るし、それこそWordでやりゃ良い話。
 私ならTeraPadで済ませる(笑)
 何か言われたら「そちらで加工しやすい様にテキストファイルにしました」とか言って逃げる。
 更にこれが複数のシートに跨がる様な文書だと、貰った時に各シート毎に自分が印刷するプリンタに合わせてプレビューを見ながら、あれこれ設定を微調整してブック単位で印刷した時にずれが無い様に手直しする羽目になる。
 前にも書いたが、ブック単位の印刷時にその設定が統一されずにあくまでもシート毎の設定で出力されるので、そこを考慮しないとシート毎にマチマチのサイズで打ち出される見苦しい印刷物になってしまう。

 文書を書くにはWordよりマシな所が多く間口の広いExcelであるが、それはあくまでも自分で作って自分で管理するモノに限られる。
 良く言えば調整範囲が広くて融通の効くExcelは、使う人が100人要れば100通りのシート設定がある。
 中にはこんな設定の仕方があるのかと感心させられる事もたまにはあるが、大抵の場合は他人の癖がついたシートをいじくるのは苦痛をもたらすだけである。
 他人が後からいじることを考えたらExcel程厄介なものは無いので、そんな可能性のある文書はWordで作るのが無難と言う事で。

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